Как отбирать образцы для испытаний и не переделывать протокол

Формально отбор образцов — процедура на полчаса. Практически именно на ней теряют недели, когда выясняется, что протокол не подходит под нужную схему.

Что определяет правила отбора

Что фиксируется в акте

• Наименование продукции и обозначение модификации
• Дата и место отбора, из какой партии
• Количество отобранных единиц
• Кто отбирал и в чьём присутствии
• Условия транспортировки в лабораторию

Типичные ошибки

Как встроить испытания в график запуска — в статье о запуске продукта. Что будет проверяться после выдачи документа — в материале об инспекционном контроле.

Кто отбирает образцы

От этого зависит доказательная сила протокола, и разница видна при любом споре.

Самостоятельный отбор дешевле и быстрее, но при проверке именно к нему возникают вопросы: чем подтверждается, что испытан был тот же товар, что вы выпускаете. Ответ даёт акт отбора и аккуратная идентификация образца.

Сколько образцов нужно

Точное количество определяет лаборатория исходя из методов испытаний, но логика одинаковая, и её полезно понимать заранее — чтобы не отправлять один экземпляр туда, где нужно шесть.

• Разрушающие испытания. Образец расходуется: прочность, горючесть, химический анализ. Нужен запас.
• Несколько групп показателей. Микробиология, физико-химия и токсикология часто идут в разных подразделениях и требуют своих экземпляров.
• Арбитражный образец. Часть образцов сохраняется на случай спора — это нормальная практика.
• Разные модификации. Если документ покрывает несколько моделей, испытывают типовой представитель, а иногда и каждую.
• Упаковка. Для продукции, где важен контакт с упаковкой, образец предоставляется в потребительской упаковке, а не россыпью.

Уточнять количество нужно до отправки: досылка образцов растягивает сроки сильнее, чем кажется, особенно если товар едет из-за рубежа.

Как довезти образец без потерь

Испытания начинаются с приёмки, и часть образцов на ней отсеивается.

• Упаковка защищает от повреждений: разбитый образец испытать нельзя
• Для продукции с температурным режимом — соблюдение цепи холода, иначе микробиология покажет не то
• Маркировка на образце цела и читаема: по ней его идентифицируют
• Приложены сведения о партии, дате изготовления и сроке годности
• Образец не вскрыт, если методика требует целостности упаковки
• Для импорта — образцы ввезены легально, с подтверждением происхождения

Что записать себе на будущее

Через год, когда придёт инспекционный контроль или спор с покупателем, вспомнить детали отбора невозможно. Поэтому сразу после отбора стоит сохранить:

• Акт отбора с датой, местом, номером партии и подписями
• Фотографии образца и его маркировки
• Сведения о том, из какой партии и смены взят образец
• Кто отбирал и на основании чего
• Куда отправлен и что осталось на хранении

Этот комплект стоит держать рядом с протоколом: вместе они отвечают на главный вопрос проверяющего — относится ли испытание к продукции, которая лежит на полке. Как проверить саму лабораторию и её область аккредитации — в отдельной статье.