Сертификат или декларация: как понять, что нужно вашему товару

И сертификат, и декларация подтверждают одно и то же — что продукция соответствует требованиям технического регламента. Разными оказываются процедура, ответственность и цена ошибки. Разбираем развилку по шагам.

Коротко: в чём разница

Как определяется форма: четыре шага

Пример: светодиодные светильники для дома

Код ТН ВЭД — 9405 40 990 0. Регламенты: ТР ТС 004/2011 «О безопасности низковольтного оборудования» и ТР ТС 020/2011 «Электромагнитная совместимость технических средств». Форма — декларирование по схеме 1Д на основании протокола испытаний аккредитованной лаборатории.

Если товар попадает под несколько регламентов, документы нужны по каждому. Один документ «на всё» — самое частое заблуждение новичков.

Когда не нужно ничего

Часть продукции не попадает под действие технических регламентов ЕАЭС: канцелярия, некоторые виды бижутерии, отдельные категории хозтоваров. В этом случае контрагенты и площадки просят отказное письмо — документ информационного характера, подтверждающий, что обязательная оценка соответствия не требуется. Формально это не разрешительный документ, но без него карточку на маркетплейсе могут не пропустить.

Типовые ошибки

Что проверить перед оформлением

• Код ТН ВЭД определён по назначению и материалам, а не по внешнему сходству
• Найдены все регламенты, под действие которых попадает товар
• Проверено, есть ли продукция в перечнях, требующих сертификации
• Наименование продукции единообразно во всех документах
• У выбранной лаборатории действующий аттестат и подходящая область аккредитации

Как ускорить

Ручная проверка занимает часы: найти код в номенклатуре, сверить его с перечнями продукции, определить схему, убедиться, что лаборатория действующая. Платформа делает это за одну сессию: вы описываете товар обычными словами, а система показывает код, применимые регламенты и предлагаемую форму оценки — каждый пункт открыт для проверки до отправки заявки.

Решение о работе по заявке при этом всегда принимает аккредитованный исполнитель: он отвечает за выданный документ. Как устроена эта часть — в разделе для исполнителей.

Развилка за три вопроса

Кто может быть заявителем

Вопрос, который выясняется в самый неудобный момент — когда документы уже оформлены не на то лицо. Заявителем выступает не тот, кто платит за оформление, а тот, кто по регламенту вправе заявить о соответствии.

Отсюда практический вывод для тех, кто закупает у дистрибьютора: документ, оформленный на другую компанию, не становится вашим автоматически. Нужны либо подтверждение права продажи от держателя документа, либо собственный документ на вашу партию.

Схема: почему её номер важен

В любом документе стоит номер схемы — 1с, 3с, 4с, 1д, 3д, 6д. Это не бюрократическая пометка: схема определяет, что именно проверялось, а значит и на что документ распространяется.

• Схемы с индексом «с» — сертификация. 1с — серийный выпуск с анализом производства и последующим инспекционным контролем. 3с — партия. 4с — единичное изделие.
• Схемы с индексом «д» — декларирование. 1д и 2д опираются на собственные доказательства заявителя, 3д и 4д требуют испытаний в аккредитованной лаборатории, 6д — сертифицированной системы менеджмента.

Практическое следствие: документ по схеме на партию нельзя приложить к следующей поставке, даже если товар тот же самый. Это одна из самых частых претензий маркетплейсов — продавец повторно использует партионный документ, а площадка сверяет номера партий.

Сроки действия и что происходит при изменениях

Максимальный срок для серийного выпуска — пять лет, но реальный срок может быть короче: его устанавливает орган по сертификации или заявитель исходя из схемы. Для партии срок не устанавливается вовсе — документ привязан к конкретному объёму.

Гораздо важнее срока другое: документ перестаёт описывать продукцию раньше, чем истекает. Переоформление нужно, если:

• изменилась конструкция, состав или материалы
• сменилась производственная площадка
• изменилось наименование продукции или модельный ряд
• изменились реквизиты заявителя или изготовителя
• расширился перечень моделей, которые вы ввозите под этим документом

Последний пункт недооценивают чаще всего. Документ покрывает те модели и артикулы, которые в нём перечислены. Новая модификация, не указанная в перечне, документом не закрыта — формально она ввозится без подтверждения соответствия.

Как проверить документ поставщика

Если вы не оформляете сами, а получаете скан от поставщика, вся работа сводится к проверке. Занимает пять минут, экономит партию.

• Найти документ в реестре по номеру — не полагаться на скан: подделывают именно картинку, а не запись
• Сверить наименование продукции с тем, что написано на вашей упаковке
• Проверить изготовителя: тот ли завод, что указан на маркировке
• Посмотреть схему: если партионная — убедиться, что ваша партия в неё входит
• Проверить перечень моделей и артикулов
• Убедиться, что документ действует на дату ввоза, а не только на дату покупки
• Проверить аккредитацию лаборатории, выдавшей протоколы

Отдельно про статус: документ может числиться в реестре, но быть приостановленным или прекращённым. В карточке реестра это видно, в присланном скане — нет. Что делать, если документ приостановили, разбирали в отдельной статье, а как читать реестр — в материале о проверке лабораторий.